Основні критерії вибору конференц-залу
Якщо ви збираєтеся орендувати конференц-зал на кілька годин для проведення ділових переговорів або конференції, то вам необхідно враховувати наступні критерії вибору такого роду приміщень: Площа приміщення (яка кількість слухачів або ділових партнерів вміщує даний конференц-зал); Технічна оснащеність приміщення, а також наявність відео та аудіо систем трансляції при необхідності їх використання; Розташування конференц-залу (район міста, віддаленість від центру);
Освітлення конференц-залу; Додаткові послуги (вартість погодинної оренди, можливість розміщення додаткового обладнання і меблів). Далі ми більш детально розглянемо кожен з перерахованих вище критеріїв. Перший фактор – місткість приміщення конференц-залу Особливу увагу при виборі конференц-зали тут варто приділяти орієнтовний кількістю гостей або учасників даного заходу. В залежності від числа присутніх варто вибрати середнє або велике за площею приміщення з достатньою кількість сидячих місць. Це також може бути невеликий конференц-зал на десять-п’ятнадцять осіб (наприклад, для проведення ділових переговорів).
Також не варто забувати і про комфортне розміщення гостей.
Приміщення повинно вмішати в себе необхідну кількість стільців, спеціальне обладнання, мати потужну систему кондиціонування. Бажано, щоб поблизу конференц-зали розташовувалася автомобільна стоянка. Яке обладнання необхідно для конференц-залу? Вище ми вже говорили про необхідність потужної системи кондиціонування і освітлення в будь-якому конференц-залі. Однак ніхто не відміняв і технічну складову. Залежно від типу заходу конференц-зал може бути обладнаний графічної дошкою, невеликим кінотеатром, аудіосистемою, колонками, мікрофоном, безпровідний інтернет зв’язком. Технічні складові приміщення безпосередньо впливають на якість розміщення гостей: їх комфорт і спосіб брати участь в даному захід. Практичний кожен конференц-зал повинен бути обладнаний кількома мікрофонами, монітором або спеціальних екраном, колонками та іншими елементами відео та аудіо систем.
Де повинно розташовуватися приміщення під конференц-зал? Найчастіше більшість конференц-залів розташовується в центрі міста, так до нього зручніше дістатися всім учасникам заходу. Якщо передбачається наявність на захід іноземних партнерів або учасників з інших міст, необхідно потурбуватися трансфером від готелі до конференц-залу. Також варто подбати про шумоізоляції приміщення. Краще всього, якщо конференц-зал знаходиться в престижному районі міста на першому або другому поверхах будівлі, при цьому приміщення для ділових переговорів займає цілий поверх. Конференц-зал може перебувати і в передмісті у облагородженої садибі з великою кількістю додаткових послуг (наприклад, розміщення іноземних учасників).